Von Andrea Gazzetto und Laura König am 27.01.2017

Deadlines: Purer Stress oder Lebenshilfe? 10 Tipps für Arbeit und Alltag

Kategorie:
Selbst-Management

Haben Sie sich 2017 auch vorgenommen, Dinge – egal ob beruflich oder privat – nicht auf die lange Bank zu schieben und organisierter zu sein? Dann setzen Sie sich Deadlines. Sonst werden Vorsätze und Ziele schwer erreichbar. Wenn wir in Form kommen wollen zum Beispiel, dann meist bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, dem Start der Badesaison oder für einen sportlichen Wettbewerb. Mit einer zeitlichen Frist behalten wir unsere Ziele besser im Blick. Auch im Job sind unsere Terminkalender voll mit Deadlines und Abgabeterminen, die manchmal Überhand nehmen können. Daher ist die Frage berechtigt: Lösen Deadlines Stress aus oder sind sie eine wichtige Lebenshilfe? 

Deadlines können helfen

Wieso setzen wir uns überhaupt eine Deadline? Weil wir ein bestimmtes Ziel innerhalb eines festgelegten Zeitraumes erreichen wollen. „Ich wollte schon immer mal...“ ist eine Aussage, die zeigt, dass wir Ziele kaum erreichen, wenn wir uns keinen Zeitrahmen dafür vornehmen. Einzig bei Projekten, auf die wir besonders große Lust haben und hoch motiviert sind, kommen wir meist von allein schnell ans Ziel. Unangenehme Aufgaben, die uns möglicherweise schwerer fallen, würden wir dagegen lieber aufschieben. Ohne etwas Selbstdisziplin in Form einer Frist würden wir sie vielleicht für immer vor uns herschieben. Viele kennen das vielleicht von der eher unbeliebten Steuererklärung. Deshalb helfen uns Deadlines, Aufgaben zu ordnen und Prioritäten zu setzen. Wer nicht weiß, womit er anfangen soll, nimmt sich das dringendste To-do zuerst vor. Und nicht das, was er gerne tut.

Nur kein Terminstress!

Deadlines können zum Stressfaktor werden, wenn wir zu viel auf dem Tisch haben oder wenn sie zu kurzfristig aufkommen. Dann fängt das Jonglieren an und wir müssen unsere Aufgabenreihenfolge überdenken. Möglicherweise müssen wir im Job ein Projekt absagen oder verschieben oder Überstunden machen. Das hinterlässt kein gutes Gefühl. Auch privat fühlen wir uns unwohl und setzen uns selbst unter Druck, wenn wir es nicht schaffen, unsere Pläne einzuhalten.

Der Umgang mit Deadlines ist Typ-abhängig

Jeder Mensch ist anders und reagiert deswegen auf Terminfristen unterschiedlich. Manchen fällt es schwer, Deadlines überhaupt einzuhalten. Andere wiederum brauchen den Druck der tickenden Uhr im Nacken und laufen dadurch kurz vor Ablauf der Zeit zu Höchstformen auf. Ganz andere hingegen gehen auf Nummer sicher und bauen sich einen Puffer ein. Sie beginnen frühzeitig mit der Aufgabe und sind dann schon vor der Deadline fertig, damit es zu keinen unvorhergesehenen Konflikten kommt. Wir müssen demnach herausfinden, was für uns am besten funktioniert.

Unsere 10 Tipps für Deadlines und Zielerreichung:

 Im privaten Alltag:

  • Verbündete suchen: Teamgeist ist wichtig. Suchen Sie sich Unterstützer, die Ihr Ziel und Ihre Deadline dazu kennen und mitverfolgen! Aufgeben gibt es dann nicht, weil Sie sich sonst ihnen gegenüber erklären müssten. 
  • Termine setzen und Freiräume schaffen: Egal ob für mehr Sport, das Fachbuch, welches Sie schon immer lesen wollten, das gemeinnützige Projekt, was Sie schon immer unterstützen wollten, oder das Erledigen von privatem „Schriftkram“ und Administration, planen Sie sich auch hier Zeiträume für ihre Projekte ein. Wählen Sie zum Beispiel einen festen Wochenabend dafür aus und halten sich diesen frei. Setzten Sie sich eine Frist, bis wann Sie etwas erledigt haben wollen.
  • Ziele terminlich visualisieren: Halten Sie ihr Ziel fest und dokumentieren Sie bei „großen“ privaten Projekten die einzelnen Fortschritte bis dahin. Machen Sie sich einen Zeitplan, eine To-do-Liste oder ähnliches und hängen diese für sich sichtbar an die Wand. Das ist natürlich auch auf den Job übertragbar.
  • Ziele bildlich darstellen: Um tatsächlich auch zur Tat zu schreiten, hilft es, sich das Ziel bildhaft vorzustellen. Zum Beispiel nehmen sich gerade am Jahresanfang viele vor, Schränke, Wohnung oder Haus mal wieder richtig zu entrümpeln. Stellen Sie sich das Endergebnis vor: die sortierten Schränke, die aufgeräumte Wohnung und wie wohl Sie sich damit fühlen.  

 Im Beruf:

  • Offene Kommunikation mit Partnern und Kollegen: Geben Sie frühzeitig Bescheid, wenn Sie eine Deadline mal nicht einhalten können. Führen Sie einen plausiblen Grund an, den Ihr Gegenüber verstehen kann. Dann kann auch dieser entsprechend planen und ist nicht gefrustet, wenn am Tag X das gewünschte Ergebnis nicht kommt.
  • Termine für andere setzen: Sind Sie selber in der Situation, eine Deadline festlegen zu müssen, die mehrere Personen betrifft, dann sprechen Sie diese doch vorher kurz an. Fragen Sie nach, wie ausgelastet jeder einzelne ist. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie viel Zeit notwendig ist.
  • Den Überblick behalten: Schauen Sie, ob Sie die Möglichkeit haben, Unterstützung von Kollegen oder Mitarbeitern einzuholen, wenn es tatsächlich eng wird. Wenn Sie einmal eine Deadline nicht einhalten können, stellen Sie sicher, dass es ist nicht zu häufig vorkommt. Analysieren Sie woran es gelegen hat. Können Sie sich Ihre Arbeit besser einteilen? Haben Sie zu viele Projekte auf dem Tisch? Dann am besten mit den Projektbeteiligten und/oder Vorgesetzten darüber sprechen.
  • Puffer einbauen: Setzen Sie sich ihre persönliche Deadline ein paar Tage oder Stunden vor der offiziellen Deadline. So haben Sie noch ein kleines Zeitpolster.
  • Zeitmanagement: Effizientes Arbeiten will gelernt sein. Nutzen Sie Trainings und Schulungen zum Thema Zeitmanagement. Denn manchmal müssen wir einfach noch lernen richtig einzuschätzen, wie lange wir selbst für bestimmte Aufgaben brauchen.
  • Flexibel bleiben: Deadlines, zum Beispiel zwischen Dienstleister und Kunde, sind etwas heikel. Dienstleister können nicht darauf bestehen, dass der Kunde die zeitlichen Vorgaben einhält. Hier kommt es deswegen öfters vor, dass umgeplant werden muss. Flexibilität ist an dieser Stelle wichtig.

Deadlines, die realistisch festgesetzt werden, sind effektive Helfer, mit denen wir unsere Ziele erreichen. Mit einer durchdachten Planung sind sie kein Stressfaktor, sondern eine sinnvolle Organisationsmaßnahme und Lebenshilfe. Und kennen Sie nicht das gute Gefühl, es geschafft zu haben? Wenn Sie – trotzdem Sie vielleicht nicht so motiviert waren, es nicht so einfach war wie gedacht, Sie viel dafür gearbeitet haben – zur gesetzten Frist ein Projekt abschließen konnten oder ein Ziel erreicht haben? Dieses gute Gefühl und die daraus resultierende Energie für neue Projekte wünschen wir Ihnen.

Über den Bericht Ihrer Erfahrungen und über Kommentare freuen sich

ANDREA GAZZETTO      

Steuerung Marketing & Vertrieb    
Raum Für Führung                                     

und

LAURA KÖNIG

Account Manager
LEWIS