Von Gastbeitrag von Meike Maria Lücke am 24.05.2019

Die Macht der richtigen Worte: So kommen Ihre Botschaften an

Kategorie:
Selbst-Management

Mit der Kommunikation ist das so eine Sache: Wir können mit ihr wahnsinnig viel erreichen – und zeitgleich anrichten. Wie oft haben Sie sich beruflich wie privat schon gefragt: „Hört der mir eigentlich zu?“ Oder: „Ich habe keine Ahnung, wovon der spricht.“ Oder: „Das habe ich doch so gar nicht gesagt!“ Die Folge sind Missverständnisse, Fehlentscheidungen, Streit. Probleme innerhalb der beruflichen Kommunikation haben in der Regel denselben Kern. Die gute Nachricht ist: Sie können die Ursachen ganz leicht beheben – mithilfe von drei einfachen Prinzipien. Wer sie beherzigt, wird künftig nicht nur gehört, sondern auch verstanden.

 1.       Wechseln Sie die Perspektive

Wenn es um die eigene Marke, das eigene Unternehmen und die eigene Dienstleistung geht, sind wir Experten. Das ist wertvoll, birgt allerdings eine große Gefahr: Wir vergessen, dass andere es nicht sind. Wir setzen von unseren Gesprächspartnern zu viel Wissen voraus. Wir schließen von uns auf andere. Wir pauschalisieren und verstehen dann nicht, warum andere nicht machen, was wir sagen oder verstehen, wovon wir reden. Wir vergessen schlichtweg, die Perspektive zu wechseln und uns in die Lebens- und Erfahrungswelt des anderen hineinzuversetzen.

Nehmen wir an, Sie möchten Ihrem Kunden von einem neuen Angebot überzeugen. Bevor Sie mit ihm sprechen, überlegen Sie sich genau: Wie viel weiß er schon über das Thema? Ist er offen für neue Angebote oder grundsätzlich skeptisch? Befindet er sich wirtschaftlich in einer guten oder vielleicht eher kritischen Situation? Versteht er Fachwörter aus meinem Themenbereich oder muss ich auf andere Worte zurückgreifen? Zu welcher Zeit erreiche ich den Kunden am besten? Wann und unter welchen Bedingungen könnte er offen für das Gespräch sein? Die Auflistung solcher Fragen ließe sich lange fortführen – auch für Gespräche mit Mitarbeitern oder Lieferanten.

Besonders oft erlebe ich die Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit in der Pressearbeit. Für meinen Kunden mag es wahnsinnig wichtig sein, dass er den Kongress zum Thema Nachhaltigkeit initiiert hat. Schließlich hat sein Engagement ihn viel Zeit und Geld gekostet. Dieser Einsatz ist doch erzählenswert. Denkt er. Ich muss ihm dann allerdings sagen: Für die Presse ist es in der Regel irrelevant, wer das Event veranstaltet. Viel wichtiger ist für Journalisten die Frage: Was sind die zentralen Themen der Diskussion? Was ist inhaltlich neu oder spannend? Wer begeistert besonders durch sein Engagement, wer überrascht durch seinen Auftritt? Und vor allem: Was von all dem, das ich höre, interessiert meine Leserschaft?

Sie sehen: Der Perspektivwechsel vollzieht sich auf verschiedenen Ebenen. Je konkreter das Bild von der Person oder Gruppe wird, die Sie erreichen möchten, desto gezielter können Sie deren Interessen bedienen, Themen antizipieren und schließlich für sich nutzen. Und schon sind wir beim zweiten Erfolgsgaranten für Kommunikation, die ankommt.

 2. Ohne Relevanz kein offenes Ohr 

Relevanz in der Kommunikation

 

 

Wann hören Sie zu? Wann sehen Sie genauer hin? Genau. Immer dann, wenn ein Thema für Sie interessant ist. Wenn etwas neu, anders oder spannend ist, wenn es Ihnen einen Mehrwert bietet, Ihren Tag bereichert oder Sie emotional berührt. Wenn es relevant ist. Das Dumme ist nur: Sehr oft ist das, was Sie für relevant halten, nicht das, was Ihr Dialogpartner oder Ihre Zielgruppe interessiert.  In den meisten Fällen ist die Schnittmenge zwischen eigenem und Fremd-Interesse sogar sehr gering.

Erschwerend kommt hinzu, dass Sie in der Regel im Unternehmenskontext nicht nur mit einer Zielgruppe sprechen, sondern mit vielen – und die haben nicht zwangsläufig dieselben Interessen.

Oft erlebe ich es innerhalb der Beratung, dass Kunden als Zielgruppen ihrer Kommunikation zwei bis drei benennen, etwa Kunden, Lieferanten und Presse. Mindestens ebenso viele lassen andere wichtige Zielgruppen außer Acht. Etwa die eigenen Mitarbeiter. Dabei sind sie die wichtigsten Botschafter für jedes Unternehmen. Als Multiplikatoren tragen sie Themen der Organisation nach außen und prägen so das Image ihres Arbeitgebers in der Öffentlichkeit.  

Nehmen wir ein Beispiel, das zeigt, wie wichtig Perspektivwechsel und Relevanz in der Praxis für die zielführende Kommunikation sind: In einem börsennotierten Konzern ist die Rede von „Restrukturierung“. Die Mitarbeiter haben Angst um ihren Job. Für sie ist es nun z.B. wichtig zu wissen: „Ihr Know-how und Ihr Talent sind die Basis für unseren Erfolg. Wir zählen auf Sie.“   

Für Aktionäre des Konzerns ist eine andere Botschaft viel wichtiger: „Wir stellen uns dem Wettbewerb und optimieren unseren Ertrag. Ihre Dividende ist sicher.“

Für Lieferanten, die um ihren Auftrag bangen, könnte die relevante Information hingegen sein: „Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Dienstleistern und setzen auch weiter auf verlässliche Partnerschaften.“

Drei Zielgruppen, drei Lebenswelten, drei unterschiedlich relevante Interessen. Sie alle gilt es zu bedienen, um dem Image des Unternehmens auch in unruhigen Zeiten nicht zu schaden, sondern durch gelungene strategische Kommunikation auf Kurs zu halten.

Wer hingegen die Kommunikation dem Flurfunk überlässt, wichtige Zielgruppen missachtet oder ohne Strategie spricht, riskiert Unmut, Widerstand bis hin zu finanziellen Verlusten und schließlich einen Imageschaden. Darum sind Perspektivwechsel und Relevanz für die Zielgruppen am Anfang jeder nachhaltigen Kommunikation unverzichtbar. Sie allein garantieren jedoch noch nicht den Erfolg, dass Sie mit Ihren Botschaften ankommen. Es bedarf noch eines weiteren Elements: der klaren Sprache.

3.       Keep it simple

Aussagen sind verständlich, wenn sie Worte enthalten, die wir kennen, anregende Zusätze beinhalten, gut gegliedert sind und nicht verschachtelt daherkommt. Klingt einfach. Ist es auch. Warum aber lesen und hören wir dann immer wieder Sätze wie: „Die Durchsetzungsfähigkeit des Mitarbeiters war von Erfolg gekrönt.“ Oder: „Die Restrukturierungsmaßnahmen sind im Wettbewerb die Basis für die Zukunftssicherung unserer Abteilung.“ Warum sagen wir nicht: „Der Mitarbeiter hat sein Ziel erreicht.“ Oder: „Wir müssen die Abteilung anders aufstellen, damit wir auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben.“ – Welchen Satz verstehen Sie besser?

Oft höre ich in meinen Schreibtrainings, dass leicht verständliche Worte und einfacher Satzbau „nicht so seriös“ seien. Ich frage dann: Warum ist ein Verb weniger seriös als ein Substantiv? Warum sollte ein Satz, der über mehrere Zeilen geht und durch zahlreiche Einschübe ergänzt wird, besser sein als mehrere kürzere Sätze? Was ist schließlich wichtiger: vermeintlich seriös zu klingen oder verstanden zu werden? Und wie seriös können Aussagen und Texte sein, die nicht oder nur schwierig zu verstehen sind?

Verben bergen zum Beispiel einen unglaublichen Schatz. Sie helfen uns dabei, Themen anschaulicher zu beschreiben. Sie lassen uns miterleben. Es ist etwas völlig anderes, ob ich sage: Anna geht zur Arbeit. Anna läuft zur Arbeit. Anna hetzt zur Arbeit. Anna stolpert zur Arbeit. Nur durch die Wahl des Verbes werde ich viel klarer in meiner Aussage, erzeuge ich unterschiedliche Bilder und Assoziationen im Kopf. Eine große Chance für erfolgreiche Kommunikation. Denn ich selbst kann durch die Wahl meiner Worte maßgeblich beeinflussen, wie gut ich verstanden werde.

Untersuchungen haben außerdem ergeben: Je attraktiver (aufregender, spannender, unbekannter, skandalöser) ein Thema ist, desto einfacher muss die Sprache sein. Je alltäglicher das Thema ist, desto aufwändiger darf die Sprache werden und Lese- und Höranreize durch anregende Zusätze wie vergleichende Beispiele, narrative Elemente und Zitate enthalten.    

Fazit

Wer andere erreichen, bewegen oder begeistern möchte, sollte sich stets fragen: Mit wem spreche ich? Was ist für die Person relevant und welche Worte sollte ich wählen? Wer Antworten auf diese Fragen findet, wird nachhaltig besser kommunizieren – beruflich und privat. Oder um es mit Mark Twain zu sagen: „Die größte Macht hat das richtige Wort zur richtigen Zeit.“ 

Hand aufs Herz: Wie intensiv machen Sie sich vor Gesprächen mit Mitarbeitern, mit Kunden, Ihren Seminarteilnehmern oder bei einem Text wirklich Gedanken darüber, was für den anderen relevant ist?

Ich freue mich auf Ihre Nachricht.

MEIKE MARIA LÜCKE

Strategin, Texterin, Trainerin
elbfeder Kommunikation