Von Julia Düttmann am 06.02.2018

Mehr Freiraum innerhalb klarer Regeln: Wie Mitarbeiter durch agiles Management Probleme schneller lösen

Kategorie:
Management von Organisationen

Mehr Eigenverantwortung, mehr Möglichkeiten zur Mitbestimmung: Zwei Aspekte, die für Arbeitnehmer eine immer wichtigere Rolle in ihrem Arbeitsalltag spielen. Dies zeigt nicht zuletzt die Studie „Smart Workforce“ der Haufe Akademie und der Wirtschaftshochschule ESCP Europe Berlin. Das „agile Management“ vereint beides. Doch entgegen landläufiger Meinung „Da geht doch dann alles drunter und drüber“ funktionieren agil gesteuerte Projekte vor allem deshalb so gut, weil Freiraum innerhalb klarer Regeln geschaffen wird. Der Mehrwert für das Unternehmen: schnelle und effiziente Ergebnisse. Dies gilt insbesondere für dynamische und komplexe Herausforderungen, bei denen die Lösung des Problems noch offen ist.  

Ein Beispiel: In einem Unternehmen soll die Website neu aufgesetzt werden. Ziel des agil arbeitenden Projektteams ist es, nicht nur zu schauen, welche Inhalte im Hinblick auf die unterschiedlichen Zielgruppen, die die Website nutzen, erarbeitet werden müssen. Die Kollegen sollen darüber hinaus prüfen, ob die Website weiteren Mehrwert für das eigene Unternehmen erzeugen kann – etwa durch konkrete Kundenbindungs-Tools, Möglichkeiten des Kundendialogs und vieles mehr. Die Ergebnisse sind also noch völlig offen.  

Selbstorganisation und Selbstreflexion 

Im Fokus des agilen Managements stehen dabei stets Methoden, die den Teammitgliedern helfen, sich selbst zu organisieren und transparent zu interagieren. Ein sehr bekannter agiler Ansatz ist „Scrum“. Konkrete Ziele werden in Zyklen entwickelt und Projekte durch Priorisierung schlank gehalten. Dies gelingt nicht zuletzt dadurch, dass Arbeitsfortschritte in fest definierten Abständen, sogenannten „Sprints“, im Team reflektiert werden. Arbeitsprozesse und -strategien werden aufgezeigt und diskutiert und bei Bedarf unmittelbar angepasst. Die stetige Erfolgskontrolle und der Wille, innerhalb des Prozesses Arbeitsweisen flexibel zu halten, ermöglichen es, schneller ans Ziel zu gelangen.

Das Team arbeitet dabei an einem Ort eigenverantwortlich und ohne Führung. Es bestimmt selbst, wie viele Aufgaben die Teilnehmer innerhalb eines Sprints bewältigen können und wie sie die Arbeit im Team verteilen. Niemand von außen mischt sich hier ein und macht Vorgaben. Ein Vorgehen, das nicht nur für die Projektmitarbeiter, sondern vor allem auch für viele Führungskräfte eine Herausforderung ist. Bedeutet diese Arbeitsweise doch immer auch, ein stückweit loszulassen. Und trotzdem zeichnet sich agiles Arbeiten gerade dadurch aus, dass das Team sich klaren Regeln unterwirft, die von allen Beteiligten einzuhalten sind. 

Bei Scrum sind es etwa Folgende:

-       Es gibt vier verschiedene Meetings, die zeitlich klar begrenzt sind.

-       Innerhalb des eigenverantwortlichen Projektteams haben alle den gleichen Status, ganz gleich, welches Vorwissen
        sie mitbringen oder welche hierarchische Position sie sonst im Unternehmen einnehmen.

-       Es gibt eine transparente Projektliste, die alle Aufgaben listet und deren aktuellen Bearbeitungsstand dokumentiert.

Wichtig zu wissen ist:

Die Scrum-Regeln gelten uneingeschränkt. Zusätzliche Regeln werden gemeinsam vereinbart und gelten so lange wie sie verabredet sind. Diese Regeln werden jedoch auch in regelmäßigen Abständen gemeinsam dahingehend überprüft, ob sie noch sinnvoll sind.

Auf dem Weg zum agilen Management

Wer in einem ersten Schritt agile Methoden im Unternehmen ausprobieren möchte, dem empfehle ich folgende Elemente von Scrum.

1. Das Daily

Bei Scrum dauert das Daily maximal 15 Minuten und wird im Stehen abgehalten – etwa vor einer Pinnwand oder einem Whiteboard. Darauf sind die zu bearbeitenden Aufgaben sichtbar für alle visualisiert. Jedes Teammitglied beantwortet drei wesentliche Fragen:

-       Was habe ich gestern geschafft?

-       Was nehme ich mir konkret für heute vor?

-       Welche Hindernisse gab es bei der Umsetzung meiner Aufgaben?

Neben der Selbstorganisation und Priorisierung jedes Einzelnen fördert das Daily die Transparenz im Team und die Zusammenarbeit. Es geht hier nicht um eine Rechtfertigung der eigenen Arbeitsleistung gegenüber der Führungskraft, sondern um ein gemeinsames Arbeiten an den gesteckten Zielen. Neben der zeitlichen Befristung ist die Teilnahme jedes Teammitglieds verpflichtend. Die volle Konzentration ist auf das Meeting gerichtet. Dies bedeutet auch: keine Anrufe, keine E-Mails, keine Handy-Nutzung. Jegliche Ablenkung ist untersagt. Nach 15 Minuten wird das Treffen beendet. Selbst dann, wenn noch nicht jeder Projektteilnehmer gesprochen hat. Der Grund: Ziel ist es, das Daily Schritt für Schritt so effizient zu gestalten, dass 15 Minuten schließlich ausreichen. Durch Wiederholen und kritische Selbstreflexion entsteht ein Lerneffekt, der sich für das gesamte Team auszahlt.

2. Die Retrospektive

Diesen Lerneffekt erzielt ebenfalls die Retrospektive. Hier insbesondere im Hinblick auf die oben vorgestellten Sprints. Wir erinnern uns: Sprints entsprechen einer vorab durch das Team gemeinsam definierte Zeiteinheit, innerhalb derer Aufgaben zu erledigen sind. Bei Scrum umfasst die Retrospektive ein maximal dreistündiges Meeting, bei dem die Zusammenarbeit im Team beleuchtet wird. Auch hier gilt: Sollten die Inhalte während dieser Zeit nicht ausreichend bearbeitet worden sein, wird das Treffen dennoch beendet. Beim nächsten Meeting wird dann reflektiert, wieso das letzte Treffen nicht ausgereicht hat und was dieses mal anders sein sollte. 

Agiles Management ermöglicht insgesamt effiziente Lösungen durch hohe Eigenverantwortung und Kreativität. Es verbindet auf optimale Weise die wertschöpfenden Ziele des Unternehmens mit den Wünschen der Mitarbeiter an eine wertschätzende Zusammenarbeit. Tipp: Für all jene Führungskräfte, die agiles Management in ihrem Unternehmen ausprobieren und etablieren wollen, aber noch nicht recht wissen wie, kann es hilfreich sein, sich einen erfahrenen externen Moderator an die Seite zu holen. 

Haben Sie bereits Erfahrungen mit agilem Management gemacht? Oder haben Sie  noch Fragen? – Dann melden Sie sich gerne bei mir. Ich freue mich auf den Austausch! 

JULIA DÜTTMANN

Trainerin und Coach