Von Bernd Domrowe am 29.06.2015

Wenn Mitarbeiter gehen müssen: Trennungsgespräche respektvoll gestalten

Kategorie:
Management von Mitarbeitern

Wer Mitarbeiter entlassen muss, sollte die entsprechenden „Trennungsgespräche“ auf keinen Fall als sachliche, kurze Verlautbarungen der Umstände gestalten. Denn ein solches Vorgehen belastet die Betroffenen zusätzlich – und das eigene Gewissen und die eigene Leistungsfähigkeit obendrein.

Viel besser ist, das Gespräch so respektvoll und ausführlich wie möglich zu gestalten. Denn das ermöglicht den Beteiligten das konstruktiven Umgehen mit der Krise – und eine schnellere Rückkehr in den neuen Alltag. Wie also ein solches Gespräch gestalten? Grundsätzlich verlangt ein respektvolles Trennungsgespräch Dreierlei: 1.) Gute Vorbereitung, 2.) Klarheit in der Sache und bezüglich der Gesprächsbotschaften und 3.) die Wertschätzung der Betroffenen und deren Leistungen.

Im Einzelnen:

1.) Gute Vorbereitung

Vor dem Gespräch sollten Sie sich mit Hintergrund, Gründen und Begründung der Kündigung vertraut machen. Zudem sollten sie sich versichern, dass alle arbeitsrechtlichen Fragen geklärt wurden, und sich darüber informieren, was Sie im Gespräch selbst sagen dürfen – und was gegebenenfalls nicht. Anschließend können Sie die organisatorischen Einzelheiten klären – etwa offene Punkte bezüglich eines Aufhebungsvertrags, Sozialplans oder ähnlichem. Oder die Frage, ob die Anwesenheit weiterer Beteiligter (z.B. Vertreter des Personalbereichs) erforderlich ist. Nach dieser organisatorischen kommt die persönliche Vorbereitung: Schreiben Sie wichtige Eckpunkte des Trennungsverfahrens auf, damit Sie im Gespräch nichts Falsches sagen. Überlegen Sie, wie Sie etwaigen emotionalen Reaktionen oder Schuldzuweisungen begegnen wollen. Und notieren Sie, welche Leistungen des oder der Mitarbeiter Sie während des Gesprächs gegebenenfalls würdigen wollen. Zudem wichtig: Nehmen Sie sich nicht mehr als zwei bis drei Gespräche pro Tag vor – selbst dann nicht, wenn Sie nur die eigentliche schlechte Nachricht übermitteln müssen und eine Unterhaltung nicht länger als die übliche halbe Stunde dauern soll (was nicht immer ratsam ist, siehe unten). Sie werden die Pausen zwischen einzelnen Unterhaltungen nämlich gut gebrauchen können. Denn die werden schwierig werden, selbst bei bestmöglicher Vorbereitung. Unterschätzen Sie diese Wirkung nicht, und planen Sie genug Zeit ein, um sich zwischen zwei Gesprächen zu erholen. Nur so können sie sicherstellen, dass sie die weiteren Gespräch ruhig und konzentriert führen können – zwei wichtige Voraussetzungen für die eigene Klarheit und Sicherheit in der Unterhaltung.

2.) Klarheit in Sache und Botschaften

Trennungsgespräche brauchen Klarheit – deshalb sollten Sie als verantwortliche Führungskraft die Entlassungsentscheidung während des Gesprächs klar vertreten („wir haben entschieden, Sie zu kündigen“) und zudem klare Botschaften an die Betroffenen vermitteln („das sind die Gründe“, „so geht es weiter“). Vor allem muss – nach einer kurzen Begrüßung – die Kündigung unmissverständlich ausgesprochen werden, unter Umständen sogar mehrfach. Vermeiden Sie dabei unpassende, vage oder unverständliche Aussagen und verzichten Sie auf Ausflüchte (sagen Sie nie: „es ließ sich nicht vermeiden“). Machen umfassende Umstrukturierungen viele Gespräche erforderlich, sollten Sie und andere verantwortlichen Führungskräfte die Klarheit des Verfahrens gewährleisten, indem Sie den zeitlichen Ablauf der Gespräche sowie die darin zu vermittelnden Botschaften im Voraus planen und schriftlich festhalten.

3.) Wertschätzung der Betroffenen

Wirklich respektvoll verlaufen Trennungsgespräche nur dann, wenn die verantwortliche Führungskraft den betroffenen Mitarbeitern mit Wertschätzung begegnet. Der Begriff beschreibt das Einnehmen einer unbedingten, wertschätzenden Haltung gegenüber anderen Menschen – unabhängig von deren Meinungen oder Taten. Denken Sie vor jedem Trennungsgespräch daran: Der Umstand, dass jemand seinen Arbeitsplatz verliert, ändert gar nichts an ihrem oder seinem Wert als Mensch. Dann handeln Sie entsprechend. Verleihen Sie Ihrer Wertschätzung beispielsweise Ausdruck, indem Sie zeitnah und persönliche zum Trennungsgespräch einladen. Räumen Sie dem Gespräch dabei genügend Zeit ein. Häufig werden 20 bis 30 Minuten angesetzt; diese Zeit ist in der Regel zu kurz. Planen Sie lieber mit einer Stunde – dann bleibt Ihnen und Ihrem Gegenüber nach dem eigentlichen Gespräch (das in der Regel wirklich nur eine halbe Stunde dauert) noch Zeit, das Besprochene gemeinsam zu verarbeiten. Greifen Sie zudem während des Gesprächs auf Ihre Notizen zu den Leistungen der oder des Betroffenen zurück – und würdigen Sie diese ausführlich. Behalten Sie Ihre wertschätzende Haltung zudem auch nach dem Trennungsgespräch weiter bei. Bleiben Sie ansprechbar für die Entlassenen, und machen Sie, soweit möglich, Unterstützungsangebote. Schließlich bedeutet die vollzogene Trennung nicht, dass Ihnen die Betroffenen egal sein sollten, im Gegenteil: Jeder einzelne von ihnen bleibt so lange Ihr Mitarbeiter, bis sie oder er das Unternehmen verlässt.

Mehr zum Thema:

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Im Netz:

Burkhard Ihssen und Michael Riermeier über Trennungsgespräche (BusinessWissen): http://bit.ly/1HssZ7r