Von Martina Onorato und Michaela Rudolph am 14.08.2015

Von To-Do-Liste bis Whiteboard: Diese Arten des Zeitmanagements helfen, den Arbeitsalltag effizienter zu organisieren

Kategorie:
Selbst-Management

Zu viel zu tun, zu wenig Zeit und keinen Überblick? Das kommt Ihnen vielleicht bekannt vor. So mancher Manager kommt im Tagesgeschäft „nicht hinterher“ – auch deshalb, weil sie sich auf veraltete Verfahren für Zeit- und Aufgabenorganisation verlassen. Denn einige von ihnen nützen längst nicht mehr so viel wie früher. Vor allem komplexe Probleme und Projekte unterliegen einer Veränderlichkeit, die Projektpläne, To-Do-Listen und Tagespläne obsolet macht (und zwar meist schon morgens, wenn die ersten E-Mails eingehen). Handgeschriebene „To-Do-Zettel“ funktionieren wunderbar bei Themen, die nur mich selbst betreffen. Doch was ist, wenn ein Dritter Transparenz braucht? Was ist, wenn mehr Komplexität gefragt ist?

Denn komplexe Probleme bekommen viele Führungskräfte immer häufiger auf den Tisch. So gaben 76 Prozent der Teilnehmer einer Umfrage der „Camelot Management Consultants“ an, dass die Komplexität in Unternehmen „weiter steigen“ werden. 83 Prozent der Befragten war die Komplexität bereits „zu hoch“.

Doch es ist nicht nur die Unübersichtlichkeit, die steigt. Hinzu kommt eine Flut an Informationen. Ständig gehen Nachrichten ein, die Aufmerksamkeit beanspruchen und vom Arbeiten ablenken – E-Mails, Meldungen aus dem Office-Chat oder den sozialen Medien, Telefonanrufe. Das Hin- und Herwechseln, das sogenannte Task Switching, zwischen zwei oder mehr Aufgaben kostet sehr viel Zeit und erschwert die Selbstorganisation. Untersuchungen haben ergeben, dass wir 23 Minuten brauchen, um eine einmal unterbrochene Aufgabe wieder aufzunehmen!

Wege aus dem „Strudel“

Wie also dem Strudel aus Komplexität und Informationsüberfluss begegnen?

Wir haben drei wichtige Empfehlungen für Sie zusammengestellt:

1. Prioritäten setzen und auf „Überblick“ verzichten

Die wichtigste Grundregel ist vermutlich diese: Es ist ratsam, gar nicht zu versuchen, alle Zusammenhänge und Vorgänge überblicken zu können. Nein, es kann sogar sinnvoll sein, nicht alle Arbeitsschritte im Voraus zu planen. Denn das ist entweder ohnehin unmöglich – oder viel zu zeitaufwändig. Zudem eröffnet sich mehr Raum für Spontaneität. Überlegen Sie stattdessen genau, welche Ziele Sie ganz persönlich in Ihrer Rolle verfolgen, und womit Sie die meiste Effizienz erzielen können. Anschließend beschäftigen Sie sich bestenfalls nur noch mit dem Bearbeiten der entsprechenden Aufgaben. Zudem sagen Sie ruhig auch mal „Nein!“ zu Dingen, die nicht zu Ihrer Prioritätenplanung passen. E-Mail-Newsletter lesen, die keinen Bezug zu Ihrer Arbeit haben? Nein! Eine Besprechung mit dem Vertrieb, zu der Sie nichts beitragen können? Nein! Verzichten Sie auf die Bearbeitung derartiger Aufgaben, und übergeben Sie sie wenn möglich und nötig an andere, oder bitten Sie zumindest um Unterstützung. Auch wenn diese Empfehlung wie ein Rezept für die eigene Kündigung klingt. Tatsächlich ist sie das Gegenteil: die Grundvoraussetzung für den eigenen Erfolg. Die Kernaufgabe von Führungskräften ist es, Prioritäten zu setzen. Setzen Sie also Ihre. Sonst tun andere es für Sie – und Sie dürfen wieder hinterherlaufen.

2. Nicht Zeit managen sondern Aufmerksamkeit

Die Wahrheit ist: Niemand kann Zeit managen. Oder haben Sie schon mal fünf Minuten so verwaltet, dass daraus sieben wurden? Was Sie hingegen durchaus steuern können, ist, worauf Sie während dieser fünf Minuten Ihre Aufmerksamkeit richten. Beispielsweise, indem Sie sich gezielt gegen Ablenkungen schützen und auf ausschließlich eine Sache konzentrieren.

Schaffen Sie einen Rhythmus für konzentriertes Arbeiten

Wie das gelingen kann? Etwa, indem Sie sich einen Rhythmus für konzentriertes Arbeiten und für „alles andere“ einrichten – zum Beispiel für das Beantworten von E-Mails oder das Surfen in sozialen Netzwerken. Es gilt, sich auch eine „Auszeit“ zum Planen zu erlauben – vor allem wenn es kompliziert, komplex und nicht so leicht „durchschaubar und planbar“ wird. Gerade hierbei herrscht oft die Haltung: „Dazu habe ich keine Zeit.“, und Führungskräfte erleben sich stark in der Fremdsteuerung, reagieren und, finden keinen eigenen Rhythmus. Reservieren Sie sich vor- und nachmittags zwei Stunden fürs konzentrierte Planen und Arbeiten. Und schauen Sie während dieser Zeit nicht ins Postfach oder Ihren Facebook-Account sondern nur in den Pausen dazwischen! Dann wissen Sie schon vorher, wann Sie Ihre Zeit dem Beantworten von Anfragen widmen werden. Und Sie können Ihr E-Mail-Programm vor und nach dieser Zeit schließen. Der Vorteil: Sie werden nicht länger von blinkenden E-Mail-Benachrichtigungen gestört. Wichtig ist aber auch, Kollegen und Mitarbeiten durch die Blume mitzuteilen: Während meiner „Konzentrationsphase“ bitte nicht ansprechen! Das mag auf den ersten Blick selbstsüchtig erscheinen. Tatsächlich erleichtert diese Ansage aber allen Beteiligten das Strukturieren des eigenen Arbeitsablaufs. Schließlich verschaffen Ihre vier konzentrierten Stunden täglich auch Ihren Mitarbeitern ein entsprechendes Zeitfenster, in denen sie nicht von Ihnen unterbrochen werden.

3. Bessere Werkzeuge für bessere Selbstorganisation

Es gilt verstärkt, die eigene Zeit und Aufmerksamkeit mit Werkzeugen zu planen, die auch mit schnellen Veränderungen Schritt halten können. Neue Tools für die Aufgabenverwaltung wie Bitrix, Liquid Planner, Trello oder Wunderlist unterstützen das schnelle, einfache und sichere Verwalten veränderlicher Projekte und Aufgaben. Einzelne To-Dos lassen sich per E-Mail auf die jeweilige Plattform verschieben, gruppieren, mit ein paar Klicks einem Mitarbeiter zuweisen und bei Bedarf schnell wieder zurückverschieben, verändern oder löschen – alles ohne großen Zeitverlust. Aber Vorsicht: Auch diese Werkzeuge können zur Ablenkung werden, die Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigt. Deshalb durchdacht mit ihnen umgehen und eine gute Mischung der verschiedensten Werkzeuge wählen, die zu den eigenen Anforderungen passen! Gerade in komplexen Situationen kann es hilfreich sein, die genannten Online-Tools oder ein für alle zugängliches Whiteboard zu nutzen. So lassen sich ein gemeinsamer Überblick behalten und Informationen zugänglicher gestalten.

Fazit

Die vorangegangenen Ausführungen haben gezeigt: Die zwei Kernstücke der effizienten Selbstorganisation bei komplexen Aufgaben sind erstens der Verzicht auf eine stets umfassende Übersicht und genaues Vorausplanen und zweitens das Managen von Aufmerksamkeit. Ersetzen Sie Pläne also durch Prioritäten, rhythmisieren Sie Ihren Arbeitsablauf und nutzen Sie Werkzeuge zum Verwalten Ihrer Aufgaben. Dann werden sich die Erfolgserlebnisse ganz von selbst einstellen.

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MARTINA ONORATO

selbstständige Trainerin und Coach

MICHAELA RUDOLPH

selbstständige Trainerin und Coach

Mehr zum Thema

  • Die vielleicht besten Ausführungen zu unserer ersten Empfehlung („Prioritäten setzen“) haben wir in Greg McKeowns Buch „Essentialism“ gelesen. Daher empfehlen wir zur Nachlese: http://amzn.to/1HKLWOb
  • Eine gute Übersicht über zeitgemäße Werkzeuge fürs Workflow-Management finden Sie hier: http://bit.ly/1KfMAco.

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